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Central de Ajuda Site da Eventuxi Ir para o painel

Para quem organiza

Casamento, aniversário e confirmação de presença

Criar o evento, cadastrar os convidados, aprovar as confirmações e receber cada um na entrada.

Casamento e aniversário funcionam do mesmo jeito: o evento ganha um site com o seu tema e as suas fotos, uma lista de presentes em dinheiro e a confirmação de presença dos convidados (o RSVP). Você aprova quem vem, cada convidado aprovado recebe um convite com QR Code e, no dia, a equipe lê esse QR Code na entrada. Criar o evento não custa nada e não tem mensalidade.

Como criar o evento do casamento?

No painelNovo evento

  1. Escolha Casamento.
  2. Aniversário tem os mesmos passos (site, lista de presentes e confirmação de presença).
  3. Confirmação de Presença é para reunião, culto ou formatura sem site nem presentes. Veja as diferenças.
Tela Qual tipo de evento você quer criar?, com os cartões Aniversário, Casamento e Confirmação de Presença

O assistente tem cinco passos: Informações Básicas, Data e Local, Site Personalizado, RSVP e Revisão. Casamento não vende ingressos, então não aparece o passo de ingressos.

  1. O Nome do Evento, como os convidados vão ver: “Casamento Júlia e Rafael”.
  2. Quem paga a tarifa dos presentes: o convidado (o padrão) ou vocês. Veja quem paga a tarifa.
  3. O simulador mostra, para um presente do valor que você digitar, quanto o convidado paga e quanto vocês recebem.
  4. Aceitar cartão de crédito. Desligado, os convidados só pagam por PIX.
Passo Informações Básicas: nome do evento, quem paga a tarifa, simulador e a chave do cartão

Em Data e Local, informe o dia, o horário e o local da festa, como em qualquer evento (veja Criar um evento).

Em Site Personalizado você escolhe o endereço e o tema do site:

  1. Endereço grátis: o site fica num endereço da Eventuxi, sem custo.
  2. Quero um domínio próprio: um endereço só de vocês, como nomedocasal.com. É pago à parte, depois de criar o evento. Veja domínio próprio.
  3. Clique no tema que mais combina com vocês. Logo abaixo aparecem os campos para personalizar.
Quadro Endereço do site e os temas da categoria Casamento

O endereço grátis que aparece nesse quadro, com /evento/, está errado: o endereço certo do site é o /s/ mostrado em Qual é o endereço do site?, e aparece na visão geral depois de criar o evento.

  1. Título do Site: aparece como $nomeEvento, que o site troca sozinho pelo nome do evento. Deixe assim, ou escreva outro título. O mesmo vale para $dataPorExtenso (a data do evento por extenso).
  2. As cores do site.
  3. Os nomes dos noivos e, nos campos seguintes, os textos de cada um, a história do casal, a cerimônia e a festa.
Primeiros campos do tema: título do site, cores e os nomes dos noivos

Fotos e textos podem ficar para depois: tudo isso se muda a qualquer hora, como explica Site do evento.

Em RSVP você liga a confirmação de presença:

  1. Ativar RSVP: os convidados passam a confirmar presença pelo site.
  2. Exigir Captura de Foto: ligado (o padrão), o convidado manda uma foto do rosto ao confirmar. A foto aparece para a equipe na entrada, na hora de ler o convite.
  3. Mensagem Inicial e
  4. Mensagem Final: textos antes e depois do formulário. Eles aparecem na categoria Confirmação de Presença. No site do casamento e do aniversário, a página de confirmação usa o texto do tema.
  5. Proteger RSVP com senha de acesso: só confirma quem souber a senha. Mande a senha junto com o link.
Passo RSVP: Ativar RSVP e Exigir Captura de Foto ligados, as mensagens e a senha

Na Revisão, confira o resumo e clique em Criar Evento. O resumo de custos mostra o que é grátis e o que é opcional. Todo evento novo com lista de presentes ganha mensagens de WhatsApp grátis para mandar os convites.

Revisão Final: dados do evento, site, lista de presentes, confirmação de presença e resumo de custos

O painel do casamento

No painelMeus Eventosnome do eventoVisão geral

A visão geral do casamento reúne o que você mais usa:

  1. Convidados: a lista, com o número de cadastrados.
  2. Formulário RSVP: perguntas a mais na confirmação.
  3. Presentes: a lista de presentes. Ao lado ficam os recebidos, os recados, o leitor de QR Code e o site.
  4. Site: fotos, textos e tema.
  5. O endereço do site, com o botão de copiar e o de abrir.
Visão geral do casamento: atalhos, endereço do site e cartões com os números dos convidados

Os cartões mostram o total de convidados, os aprovados e os que aguardam aprovação, a Taxa de Confirmação, os check-ins e o valor dos presentes recebidos.

O link que vai para os convidados é o endereço do site, o mesmo do botão de copiar da visão geral. No site, o botão e o menu Confirmar Presença levam ao formulário. O endereço do formulário é o do site com rsvp.php no fim, como neste exemplo:

https://www.eventuxi.com.br/s/casamento-julia-e-rafael-eventuxi/210/rsvp.php

  1. Copie o endereço na visão geral do evento.
  2. Mande pelo WhatsApp, por e-mail ou imprima no convite de papel.
  3. Se ligou a senha do RSVP, mande a senha junto.
O convidado precisa de uma conta na Eventuxi

Para confirmar presença pelo site, o convidado entra na Eventuxi ou cria uma conta na hora, com e-mail e senha. Avise no convite que o cadastro é rápido. O passo a passo do lado do convidado está em Confirmar presença e dar um presente.

Quem confirma entra na sua lista como Aguardando Aprovação. Ninguém recebe convite antes de você aprovar.

Como cadastrar um convidado?

Você também pode pôr na lista quem não vai confirmar pelo site (os avós, por exemplo).

No painelMeus Eventosnome do eventoConvidados RSVPCadastrar

  1. O Nome do convidado.
  2. O Status. Deixe Aguardando Aprovação e aprove depois, pela lista: é a aprovação que gera o QR Code e manda o convite.
  3. O Email: é por ele que o convite chega.
  4. O Celular, se quiser mandar o convite também pelo WhatsApp.
  5. Cadastrar.
Formulário de cadastro do convidado: nome, status, e-mail, celular, foto e o botão Cadastrar
Não há importação de planilha

Cada convidado entra por este formulário ou pela confirmação no site. Para uma lista grande, o mais rápido é mandar o link do site e deixar cada um confirmar.

Como ver quem confirmou?

No painelMeus Eventosnome do eventoConvidados RSVP

  1. Cadastrar um convidado.
  2. Gerar PDF com a lista, para imprimir ou mandar para o cerimonial.
  3. A situação de cada convidado.
  4. Enviar WhatsApp para todos os aprovados que ainda não receberam o convite. Usa as suas mensagens de WhatsApp.
Lista de convidados com foto, contato, situação e datas de cada um
SituaçãoO que quer dizerO que fazer
Aguardando AprovaçãoO convidado confirmou pelo site (ou você cadastrou) e ainda não recebeu o convite.Aprove quem é convidado de verdade.
AprovadoO convite com QR Code foi mandado.Nada: no dia, a equipe lê o QR Code.
Acesso RealizadoO convidado já entrou na festa.Nada. Uma segunda leitura do mesmo QR Code é barrada.
ReprovadoVocê recusou a confirmação.O convidado não recebe convite.

Em Opções de filtro dá para ver só os nomes repetidos (quem confirmou duas vezes), só quem não recebeu o WhatsApp ou só quem já entrou. Marcando a caixa de vários convidados aparecem os botões Enviar link no WhatsApp dos selecionados, Enviar mensagem personalizada e excluir selecionados.

Como aprovar um convidado e mandar o convite?

Clique no nome do convidado na lista:

  1. Aprovar.
Janela do convidado aguardando aprovação, com o botão Aprovar

Na hora, a Eventuxi gera o QR Code do convidado e manda o e-mail “Convite aprovado para:” seguido do nome do evento, com o QR Code. Se o convidado tem celular e o evento tem mensagens de WhatsApp no saldo, o convite também vai pelo WhatsApp; sem saldo, vai só o e-mail. Depois de aprovado, a mesma janela mostra:

  1. O Link do QR Code para acessar o evento, com o botão Copiar: é a página do convite, para mandar por onde quiser.
  2. Enviar Whatsapp, para mandar (ou mandar de novo) pelo WhatsApp.
Janela do convidado aprovado: link do QR Code com o botão Copiar, Enviar Whatsapp e a situação do e-mail

A janela também diz se o e-mail foi enviado e quando foi aberto. Se o convidado não achou o e-mail, use Reenviar e-mail. Para mudar a situação para Reprovado ou corrigir o e-mail, use Editar Convidado.

Perguntas a mais na confirmação

O formulário de confirmação sempre pede nome, celular e e-mail, e a foto do rosto quando ela está ligada. Para perguntar mais alguma coisa (restrição alimentar, quantos acompanhantes, se vai precisar de transporte), use Formulário RSVP na visão geral:

  1. Adicionar Campo: escolha o tipo de resposta e se é obrigatória.
  2. Salvar Formulário.
Personalizar Formulário de Rsvp: campos padrão e os botões Adicionar Campo e Salvar Formulário

Como receber os convidados na entrada?

Na festa, a entrada usa o mesmo Leitor de QR Code dos ingressos (veja Check-in e QR Code). O convidado mostra o QR Code do convite, no celular ou impresso. Com o check-in automático desligado, o leitor mostra a foto do convidado e espera a confirmação:

  1. Confira a foto com quem está na sua frente e toque em Confirmar Presença.
Leitor no celular: Acesso Permitido, a foto da convidada e o botão Confirmar Presença
Leitor no celular: Acesso Confirmado, com o nome da convidada

O convidado passa para Acesso Realizado. Se o mesmo QR Code for lido de novo, o leitor avisa quem é e quando entrou. Convidado que não foi aprovado é barrado com o aviso Convidado não confirmado.

Cartão de acesso no celular, com o QR Code que o convidado mostra na entrada
Leitor no celular: Acesso Negado, porque o convite já foi usado, com a data e a hora da entrada

Recados recebidos

No painelMeus Eventosnome do eventoRecados Recebidos

Ao dar um presente, o convidado pode deixar um recado para vocês. O recado aparece aqui depois que o pagamento do presente é confirmado, com o nome, o celular e a data. No alto, os contadores mostram o total, os não lidos, os lidos e os recados impressos (quando o convidado pediu o recado num cartão impresso).

Recados Recebidos: contadores de total, não lidos, lidos e impressos, e a lista (vazia no evento de exemplo)

Aniversário e Confirmação de Presença

Aniversário
Igual ao casamento: site com tema, lista de presentes, confirmação de presença e convite com QR Code.
Confirmação de Presença
Sem site e sem lista de presentes. O evento usa a página comum da Eventuxi, com imagem, descrição e visibilidade (público ou privado), e o botão de confirmar presença leva ao formulário. Nessa categoria o convidado confirma sem precisar de conta, e as mensagens inicial e final do RSVP aparecem no formulário. A lista de convidados, a aprovação e a entrada funcionam como no casamento.